石川県金沢市の総合木材問屋
フルタニランバー株式会社

コラム「森のフルタニさん」

販売管理システムでできることは?メリットや導入の流れも紹介

2022/08/02

企業が顧客に対して商品を販売する場合には、商品の受注や見積もり、請求など、さまざまな業務があります。

 

従来はこれらを人の手によって行うのが一般的でしたが、多くの時間を確保しなければならず、作業ミスも発生しやすい課題がありました。

 

このような問題を解決するために有効なのが販売管理システムです。本記事では、販売管理システムの基本的な機能やメリット、システムを選ぶ際のポイントもあわせて紹介します。

 

販売管理システムとは

販売管理システムとはその名の通り、販売に関する業務を管理するためのシステムです。一口に販売に関する業務といってもさまざまで、具体的には以下のようなものがあります。

 

①顧客や取引先からの注文内容を確認する

②受注した商品の在庫があるかを確認する

③オーダーに合わせて商品を発送する

④在庫が不足したら追加で発注

⑤注文内容に合わせて顧客や取引先へ請求し入金を確認

 

上記一つひとつの業務内容を見ると、簡単ですぐに終わる作業に見えますが、同時に複数の顧客やクライアントからの受注を受けた場合、業務において重大なミスを招くことも考えられます。

 

そこで、業務負荷を少しでも減らし効率化するために、販売管理システムを導入する企業が多いのです。

販売管理システムの機能一覧

一口に販売管理システムといってもさまざまな企業がサービスを提供しており、場合によってはクライアントの希望に沿って機能をカスタマイズすることもあります。

 

多様な機能がある販売管理システムですが、そのなかでも多くのシステムに共通して実装されている代表的な機能を3つ紹介しましょう。

販売管理機能

販売管理機能とは、顧客への見積もりから契約、受注、請求、入金までの管理を担う機能です。

 

見積もり書として作成したデータをもとに、契約書の作成や請求書なども作成でき、販売プロセスのなかで顧客情報や商品情報、価格などを都度書類として作成する手間を軽減します。

 

また、顧客ごとにどの程度の受注がかかっているか状況を管理できるほか、請求書の発行状況を確認したり、顧客からの入金がされているかを管理することもできます。

在庫管理機能

在庫管理機能とは、自社が抱えている商品の在庫と、商品の流れを管理するための機能です。

 

販売管理システムがない場合、物流部門や在庫管理を担う部門が商品の流れを手作業で管理する必要があります。

 

在庫管理機能を活用すれば、商品の量や種類が膨大になったとしても在庫管理に膨大な時間と人手を割く必要がなくなります。

購買管理機能

購買管理機能とは、主に仕入れにかかる作業を管理するための機能です。

 

たとえば、商品やサービスを提供するために必要な原材料を仕入れるのも購買のひとつであり、何をどの程度仕入れるべきか、材料の発注やメーカーへの支払いなども購買管理機能でコントロールできます。

 

販売管理システムのメリット

販売管理システムにはさまざまな機能があることがわかりましたが、実際に企業がシステムを導入することでどのようなメリット・恩恵が受けられるのでしょうか。

主な3つのポイントに分けて紹介します。

業務効率化

ひとつ目のメリットは、上記でも挙げたように業務負荷が軽減し、業務効率化に役立つことです。

 

商品ごとに型番や価格、在庫情報などを登録しておけば、手作業で見積もり書や請求書などに記載する必要がなくなり、限られた人員のなかでも効率的に作業を進められるでしょう。

 

現在、多くの製造現場や物流現場は深刻な人手不足に陥っていますが、販売管理システムを導入することでこれらの問題を解決するための一助にもなります。

作業ミスの抑止

見積もり内容や受注内容に変更があった場合、従来はその都度書類を作成し直さなければなりませんでした。しかし、つねに膨大な業務に追われていると、人の作業である以上さまざまなミスが発生することが考えられます。

 

十分注意しているつもりでも、うっかり商品の型番を間違えて記入したり、受注した数量を誤って記載したりすることもあるでしょう。しかし、販売管理システムを導入すれば、システム上でさまざまなデータを管理できることから、初歩的なミスを防ぐことができます。

過剰在庫や在庫不足の防止

顧客や取引先からの受注に対応するためには、つねに適切な量の在庫を確保しておかなければなりません。在庫不足が続くと売上を失うばかりか、顧客や取引先からの信頼を失い、経営に大きな影響を及ぼすことも考えられます。

 

また、反対に過剰な在庫を抱えてしまうと、商品によっては一定期間を過ぎると廃棄せざるを得なくなり、コストの増加につながることも。

 

販売管理システムを導入すれば、どの時期にどの程度の受注があったのかをデータとして蓄積でき、過去の販売数をもとに予測できるようになります。これにより、つねに適切な量の在庫を確保でき、在庫不足や過剰在庫の解消につなげられるでしょう。

販売管理システムの価格相場

販売管理システムは大きく分けてパッケージ型のソフトウェアや自社専用のオンプレミス型システムとして導入する方法と、クラウドサービスを契約し活用する方法の2パターンがあります。

 

販のソフトウェアであれば数万円から数十万円程度で購入できるものが多いですが、企業は自社の業務に合わせてシステムを構築する場合が多いです。自社独自のシステムをオンプレミス型で開発した場合、少なくとも数百万円単位のコストがかかるでしょう。

 

これに対しクラウド型のシステムは、初期費用無料で毎月数千円〜数万円程度の利用料を支払うことで運用できます。中小規模の事業者の場合、導入時に数百万円単位のコストをかける余裕がない企業も少なくありません。しかし、クラウド型の販売管理システムであれば、初期費用をかけることなく毎月一定額の利用料だけで運用できるためおすすめです。

 

販売管理システムの選び方

販売管理システムは業種や用途が限定されていることから、導入や運用にかかるコストは増大しがちです。そのようななかでも、自社に適した販売管理システムをできるだけ安価に導入するためには、どのような視点で選べばよいのでしょうか。

 

特に押さえておきたい2つのポイントを紹介します。

事業規模に合わせて選ぶ

ひとつ目は、自社が取り扱っている商品数や顧客の数、取引先の数などに応じて最適な規模の販売管理システムを選ぶことです。

 

今後、自社が成長していくことが見込まれるため、できるだけ大きなシステムを導入しておきたいといった企業もありますが、システムの規模が大きくなればなるほど運用や保守にかかるコストも増大します。

 

まずは現状の事業規模に適したシステムを選ぶことが前提であり、将来的にシステムのスケールアップへカスタマイズできるかもあわせて確認しておくと良いでしょう。

システムに合わせて業務プロセスを変更できるか

ふたつ目のポイントは、クラウド型の販売管理システム導入を前提に自社の業務プロセスを変更できるかという点です。

 

販売管理システムの価格相場でも紹介したように、オンプレミス型とクラウド型ではクラウド型のほうが費用を大幅に抑えることができます。しかし、クラウド型は個別のカスタマイズにも限界があり、ときには自社の業務プロセスを変更しなければならないことも。

 

クラウド型システムの仕様をあらかじめ確認しておき、自社の業務プロセスを柔軟に対応できるかどうかを検討してみましょう。

販売管理システム導入前の注意点

販売管理システムを導入するということは、それまで行ってきた業務フローに変更が加えられることを意味します。従業員はシステムを使いこなせるか不安に感じ、情報システム部門や管理部門への問い合わせが増えることも考えられるでしょう。

 

また、十分なサポートが提供できないとシステムの使い方をマスターするまでに時間を要し、反対に工数が増えてしまうケースもあります。

システムの導入段階では、サポート要員を多く配置するなどして対策を講じておきましょう。

 

木材業界の販売管理システム

木材業界は、近年のウッドショックによる木材価格の高騰の影響、及び国産木材の川上~川下間の材料供給体制の課題が明るみになった他、高齢化による人材不足が顕著なことからも業務の効率化が急務になっています。

 

これらの課題を解決する為、フルタニランバーとシステム会社のアイパブリッシングは、新たな業務パッケージシステム「treeflow」を全国に展開しています。また、treeflowは同業界に留まるだけでなく、総合的な在庫管理システムとしても効果が見込めます。是非ご検討ください。